Politique de confidentialité- pour Synappx™, Synappx™ Go et Synappx™ Meeting

Sharp Electronics (Europe) Ltd. (« Sharp ») s’engage à protéger votre vie privée. Veuillez lire attentivement la politique de confidentialité suivante (« Politique de confidentialité ») car elle définit la politique de Sharp en matière de collecte, d’utilisation, de stockage, de traitement et de divulgation de Vos données et informations obtenues par le biais des Services. Lorsque nous faisons référence à « nous », « notre » ou « nos » dans cette Politique de confidentialité, nous faisons référence à Sharp Electronics (Europe) et à ses filiales et sociétés affiliées (ensemble, « Sharp ») https://global.sharp/worldwide/en tant que responsable du traitement des données ou que construction juridique équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Les Utilisateurs peuvent accéder aux services par divers moyens et dispositifs, notamment via le site web, ou via un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un dispositif mobile, une tablette, un système d’affichage, un dispositif périphérique multifonction (« PMF ») ou tout autre dispositif électronique. Cette politique de confidentialité régit votre accès et votre utilisation des Services, quelle que soit la manière dont vous y accédez, et doit être lue conjointement avec les Conditions d’utilisation de Synappx™ Go et Synappx™ Meeting (« Conditions d’utilisation »),cette Politique de confidentialité y étant incorporée par référence. Tous les termes définis dans les Conditions d’utilisation ont la même signification dans la présente politique de confidentialité.

Cette politique de confidentialité s’applique uniquement aux Informations fournies, stockées ou consultées, traitées et collectées par le biais des Services et pourrait différer des autres politiques de confidentialité de Sharp. Le terme « Informations » utilisé dans la présente Politique de confidentialité se réfère à toutes les formes de données, d’informations et de contenus fournis, stockés ou accessibles, traités et collectés par le biais des services et peut également inclure des Données personnelles (définies ci-dessous). Le terme « Vous » ou « Votre » utilisé dans la présente politique de confidentialité se réfère aux personnes physiques résidant sur le territoire d’un État membre de l’Union européenne ou d’un État de l’Espace économique européen, y compris le client et son (ses) administrateur(s) ou les Utilisateurs finaux (« Personnes concernées »)

Les Services logiciels spécifiques disponibles par le biais des Services peuvent comporter des conditions ou divulgations supplémentaires relatives à la confidentialité ou à l’utilisation des Informations pour ces Services logiciels spécifiques (ci-après, « Politiques de confidentialité spécifiques ») ; en ce qui concerne les Services logiciels spécifiques, ces Politiques de confidentialité spécifiques supplémentaires s’appliqueront en plus de celles énoncées ici. Toutefois, en cas d’incohérence entre la présente Politique de confidentialité et les Politiques de confidentialité spécifiques, ces dernières s’appliquent, mais uniquement aux services logiciels spécifiques.

1. Informations collectées

Dans le cadre de votre utilisation et de votre accès aux Services et à tous les Services logiciels spécifiques disponibles par le biais des Services, il peut vous être demandé de fournir certains types d’informations personnelles, des informations d’identification personnelle ou l’équivalent de chacune d’entre elles en vertu des lois applicables sur la vie privée. Il peut s’agir, entre autres, d’informations permettant de vous identifier ou de vous contacter, ainsi que de certaines informations sur l’entreprise, telles que l’adresse, le code postal, le numéro de téléphone et l’adresse électronique (« Données personnelles »).

Sharp peut également collecter et stocker des informations supplémentaires par votre utilisation et votre accès aux Services, dont certaines peuvent également être considérées comme des Données personnelles. Cela peut inclure, sans s’y limiter, une adresse IP, une adresse MAC (un identifiant unique de l’appareil), la sélection et l’installation d’une application, le type de navigateur, le choix de la langue, les temps d’accès, les préférences et les favoris, ainsi que l’utilisation du stockage, les habitudes d’utilisation, Votre activité générale d’utilisation des Services, les pages consultées, les liens cliqués et les autres actions entreprises en rapport avec l’utilisation et l’accès aux Services. Ces Informations, y compris les Données personnelles, peuvent être utilisées pour fournir ou améliorer les Services, gérer Votre utilisation ou Votre accès aux Services ou pour authentifier les utilisateurs accédant aux Services, et en particulier, un Utilisateur final.

Veuillez noter que les informations relatives aux cartes de crédit et les informations financières ne sont pas collectées via les Services.

En tant qu’organisation responsable, nous avons mis en œuvre de nombreuses mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection la plus complète de toutes les Données personnelles traitées dans le cadre de la fourniture des Services, afin de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »).

2. Utilisation de vos informations

Nous limitons la collecte d’Informations à celles qui sont absolument nécessaires à l’exécution de nos obligations légales ou commerciales.

Sharp, les Distributeurs et/ou les Prestataires de Services Tiers peuvent collecter et utiliser les Informations collectées pour faire fonctionner et améliorer les Services, fournir les Services et/ou accéder, transmettre, traiter et stocker les Informations demandées, et améliorer de toute autre manière l’expérience globale des Services. Ces Informations peuvent également être utilisées pour répondre à des demandes, communiquer avec Vous et Vous aider en cas de questions ou de support. Par exemple, Sharp peut, sans limitation, utiliser les Informations pour fournir un service et une assistance à la clientèle, personnaliser les Services, Vous tenir informé des nouveaux produits, services ou efforts de marketing, mettre à Votre disposition des offres, des promotions ou de nouveaux contenus en fonction de Votre situation géographique, de vos intérêts ou préférences, ou partager les informations collectées avec des Prestataires de Services tiers existants ou potentiels pour fournir ou améliorer les Services existants ou contribuer au développement de nouveaux Services.

Sharp peut en outre partager des informations avec des tiers : (1) qui exercent des fonctions, en tant qu’agent ou contractant de Sharp, y compris, mais sans s’y limiter, l’analyse de données, la fourniture d’une assistance marketing l’hébergement ou la fourniture de certains des Services, ainsi que la fourniture d’un support ou d’une maintenance pour les Services ; (2) pour se conformer à la loi, aux réglementations applicables, aux ordonnances ou citations à comparaître, pour faire respecter le Contrat ou d’autres accords liés aux Services, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Sharp ou les droits, la propriété ou la sécurité des utilisateurs de Sharp ou d’autres personnes, y compris les Distributeurs et les Prestataires de Services tiers ; (3) si la divulgation est faite dans le cadre d’un achat, d’un transfert ou d’une vente de services ou d’actifs ( ex., dans le cas où la quasi-totalité des actifs de Sharp seraient acquis par une autre partie, les informations sur les clients pourraient faire partie des actifs transférés) ; ou (4) comme décrit autrement dans la présente Politique de confidentialité. Les agents ou sous-traitants de Sharp qui ont accès aux informations dans le cadre des activités susmentionnées sont tenus de garder ces informations confidentielles et de ne pas les utiliser à d’autres fins que celles de réaliser les services qu’ils effectuent pour Sharp. En dehors de ce qui précède, Sharp vous avertira lorsque des informations vous concernant pourront être partagées avec des tiers et vous aurez la possibilité de choisir de ne pas partager ces informations.

Sharp pourrait utiliser vos données personnelles aux fins décrites ci-dessus parce que : (a) les données sont nécessaires pour vous fournir les services à votre demande et avec votre consentement, (b) les données sont nécessaires à l’exécution et au respect du contrat conclu avec vous ou (c) nous sommes soumis à des obligations légales ou réglementaires, telles que la fourniture d’informations à un organisme public ou à un organisme chargé de l’application de la loi

3. Cookies

Les Services peuvent utiliser des Cookies. Un « Cookie » est une chaîne de caractères en texte seul qui peut être temporairement stockée dans votre navigateur. Les cookies de Sharp sont périmables. Si l’expiration d’un Cookie est définie comme étant plus longue que le temps passé sur un site, alors cette chaîne peut être enregistrée dans un cookie sur votre navigateur pour référence ultérieure, sinon elle disparaît du navigateur lorsqu’elle expire. Les cookies utilisés par Sharp ne peuvent pas envoyer de virus.

Sharp peut utiliser des cookies pour suivre les pages visitées par un utilisateur afin que les informations puissent être adaptées au visiteur, session par session, et que les visites futures puissent être améliorées.

Les Prestataires de Services tiers peuvent également utiliser des cookies dans le cadre de leurs Services logiciels spécifiques. Veuillez noter que toute information recueillie par le biais de ces Cookies est collectée par le Prestataire de services tiers et non par Sharp.. Néanmoins, nous concluons avec nos Prestataires de Services dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

4. Sites de tierces parties

Cette Politique de confidentialité ne s’applique qu’aux Logiciels de service fournis ci-dessous et ne concerne aucun autre site, qu’il soit détenu ou exploité par Sharp ou par un Prestataire de services tiers, qui n’affiche pas cette déclaration ou qui n’est pas lié à celle-ci, même si elle est accessible ou mise à disposition par le biais des Services. Ces autres sites peuvent recueillir des données personnelles vous concernant. Les pratiques de ces sites en matière d’information ne sont pas couvertes par la présente Politique de confidentialité et ces sites peuvent avoir leur propre déclaration de confidentialité. Vous devriez examiner les Politiques de confidentialité de ces sites avant de fournir des données personnelles

Logiciel de service :

• Synappx Go
• Synappx Meeting

5. Analyses

Parfois, les informations peuvent être utilisées par Sharp ou par des Prestataires de services tiers pour surveiller et analyser l’utilisation des Services, pour l’administration technique des Services, pour augmenter la fonctionnalité des Services ou leur convivialité, et pour vérifier l’autorisation d’accès et d’utilisation des Services. Pour de plus amples informations sur la manière dont Sharp peut utiliser les Données agrégées, veuillez vous référer aux  Conditions d’utilisation.

6. Sécurité

Sharp prend des précautions, y compris des mesures administratives, techniques et physiques, pour sauvegarder et contribuer à protéger les informations, et en particulier les Données personnelles, collectées contre la perte, le vol et l’utilisation abusive, ainsi que contre l’accès, la divulgation, l’altération et la destruction non autorisés. Les informations recueillies seront stockées dans une base de données sécurisée. En outre, toutes les informations d’identification utilisées dans les services peuvent être temporairement cryptées dans la base de données sécurisée et/ou transmises à l’aide du protocole Transport Layer Security. Les justificatifs ne sont pas stockés de manière permanente.

Bien que nous prenions des mesures appropriées pour nous protéger contre les divulgations non autorisées d’informations, aucune transmission ou stockage électronique d’informations ne peut jamais être garanti. Vous êtes responsable de la protection contre l’accès non autorisé à votre mot de passe et aux informations de connexion, ainsi qu’à vos comptes et vous devez en prendre soin.

7. Prestataires de Services tiers

Certains tiers peuvent nous aider à fournir, analyser et améliorer les Services. Ces Prestataires de services tiers peuvent fournir des services d’authentification, de stockage de données, d’analyse web, de courrier électronique dans le nuage ou des services de maintenance. Les Prestataires de services tiers comprennent Microsoft Azure, Amazon Web Service, et d’autres. Ces Prestataires de services tiers peuvent avoir accès aux informations uniquement dans le but d’effectuer ces tâches au nom de Sharp et dans le cadre d’obligations similaires à celles de la présente Politique de confidentialité.

8. Respect des Lois

Sharp se réserve le droit de divulguer les Informations traitées ou stockées dans le cadre des Services s’il existe une conviction de bonne foi que cette divulgation peut être raisonnablement nécessaire pour a) se conformer à une obligation légale ou réglementaire ; b) protéger la sécurité de toute personne contre la mort ou les dommages corporels ou protéger l’intérêt vital de la Personne concernée ; c) aider à l’enquête et à la prévention des délits ; ou d) protéger la propriété intellectuelle de Sharp ou de tout Prestataire de services tiers.

9. Vos droits

En tant que Personne concernée, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

1.  Des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;

2.  L’existence ou non d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

3.  Les finalités du traitement ;

4.  Les catégories de données personnelles concernées ;

5.  Les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;

6.  Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée.

Vous disposez également des droits suivants pour contrôler vos Données personnelles conformément aux principes du  RGPD :

1. Accéder et obtenir une copie de vos Données personnelles sur demande ;
2. Demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
3. Demander à Sharp de modifier des données personnelles incorrectes ou incomplètes ;
4. Exiger que Sharp supprime ou arrête le traitement de vos données personnelles, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins du traitement ;
5. Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque Sharp invoque ses intérêts légitimes comme motif légal de traitement ;
6. Demander à Sharp de cesser le traitement des données pendant un certain temps si les données sont inexactes ou s’il existe un litige sur le fait de savoir si vos intérêts l’emportent ou non sur les motifs légitimes de Sharp pour le traitement des données ;
7. Introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

10. Services logiciels spécifiques

Sharp pourrait partager des Informations avec des Applications logicielles spécifiques avec Votre consentement, par exemple lorsque Vous accédez aux Services logiciels spécifiques par l’intermédiaire des Services ou pour vérifier les informations d’identification.

11. Rétention des informations

Après la résiliation ou l’expiration de l’Accord et la période de quarante-cinq (45) jours mentionnée dans l’Accord, toutes les Informations pourront être supprimées, sauf si la loi exige le contraire, y compris, mais sans s’y limiter, les données, informations ou contenus stockés, transmis, traités ou accessibles par Vous via les Services. Sharp se réserve toutefois le droit de conserver certaines Informations concernant un Compte client, y compris les Données personnelles des Utilisateurs finaux, les identifiants de connexion, ainsi que les informations d’activité liées à un Compte Client et ces Informations pourront être utilisées par Sharp, les Revendeurs ou les Prestataires de Services tiers pour se conformer à toute obligation légale, résoudre des litiges ou appliquer tout accord. Veuillez noter que même si des informations sont supprimées, elles sont susceptibles de continuer à exister sur certains serveurs ou versions sauvegardées qui sont utilisés pour aider à protéger vos informations contre la perte ou la destruction, ou pour contribuer à garantir que les Services fonctionnent de manière optimale et se déroulent comme prévu.

12. Accès aux administrateurs d’entreprises

L’administrateur d’entreprises d’un compte client peut être en mesure : a) d’accéder aux informations contenues dans un compte client pour lequel il agit en tant qu’administrateur d’entreprises et à tout compte qui y est associé ; et b) d’activer/désactiver un compte client et tout compte d’administrateur d’entreprises. Pour de plus amples informations concernant le rôle d’Administrateur d’entreprise, veuillez vous référer à l’Accord.

13. Transferts de données

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel provenant de l’UE en dehors de l’Union européenne, nous veillons à ce que ce transfert soit conforme au chapitre 5 du RGPD. Cela suppose que l’une des conditions suivantes s’applique : (a) la Commission européenne a décidé que le pays devait assurer un niveau de protection adéquat de vos Données personnelles ; (b) le transfert fait l’objet d’un engagement juridiquement contraignant et exécutoire du destinataire à protéger les Données personnelles sur la base de Clauses contractuelles types ; (c) le transfert est soumis à des règles d’entreprise contraignantes ; ou (d) le transfert est basé sur une dérogation aux restrictions du RGPD sur le transfert de données personnelles en dehors de l’UE.

14. Mise à jour de cette politique de confidentialité

Cette Politique de confidentialité est susceptible de changer de temps en temps. Veuillez consulter régulièrement la Politique de confidentialité pour connaître les mises à jour. En cas de changement effectué par Sharp, une nouvelle date d’entrée en vigueur sera affichée sur la Politique de confidentialité. Par conséquent, le Client, les Administrateurs et les Utilisateurs finaux devront consulter régulièrement la Présente politique de confidentialité afin de prendre connaissance de ces avis. En continuant à utiliser les Services après l’entrée en vigueur de toute modification de la présente Politique de confidentialité, vous acceptez d’être lié par la Politique de confidentialité révisée. Nous vous informerons des modifications apportées à cet avis ou de la manière dont nous utilisons vos données personnelles lorsque nous serons légalement tenus de le faire.

15. Modalités d’exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits par voie électronique à l’adresse suivante :

DPOEurope.SEE@sharp.eu

Sharp Electronics (Europe) Limited

4 Furzeground Way

Uxbridge, Middlesex, UB11 1EZ

Royaume-Uni

Pour ce faire, vous devez indiquer clairement vos nom(s) et prénom(s), l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée et y joindre la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature.

Par principe, vous pouvez exercer sans frais l’ensemble de vos droits.

Mise à jour : TBC