Viimeksi päivitetty: 09.2022

1. Johdanto

Me Sharp Business Systems Finland Oy (”me”, ”Sharp”) suhtaudumme vakavasti tietosuojaasi.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Sharp kerää ja käyttää henkilötietoja, ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi liittyen.

Vastuullisena organisaationa olemme panneet toimeen lukuisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme kaikkien käsittelemiemme henkilötietojen mahdollisimman täydellisen suojan noudattaaksemme yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) vaatimuksia kaikkien maakohtaisten tietosuoja-asetusten mukaan.

Sharp käsittelee henkilötietoja eri tarkoituksiin. Keräämme näitä tietoja esimerkiksi suoraan sinulta, jos olet meihin yhteydessä palvelujen tarjoamiseksi suoraan sinulle, tai voimme hankkia henkilötietojasi julkisista lähteistä (esim. LinkedIn) tai käsitellä tietojasi tarjotessamme palveluja työnantajallesi (asiakkaanamme).

Tämän tietosuojaselosteen on tarkoitus kattaa kaikki osa-alueet ja tilanteet siihen liittyen, miten Sharp käsittelee henkilötietoja, ja sitä täydennetään tarkemmilla tietosuojaselosteilla, jotka toimitetaan henkilötietojen keräämisen yhteydessä tarpeen mukaan.

2. Rekisterinpitäjän nimi ja osoite

Rekisterinpitäjä GDPR:ää, muita Euroopan unionin jäsenvaltioita koskevia tietosuojalakeja ja muita tietosuojaan liittyviä toimenpiteitä varten on:

Sharp Business Systems Finland Oy

Puhelin: 0207 302 700

Sähköposti: GDPR.SBSFI@sharp.eu (tietosuojakyselyt)

Verkkosivusto: https://www.sharp.fi/

Tällä sivustolla on myös toissijainen rekisterinpitäjä:

Sharp Electronics GmbH, Nagelsweg 33-35, 20097, Hamburg, Saksa

Puhelin: +49 (0)40 2376-0

Sähköposti: DSchott@intersoft-consulting.de

Huomaa, että jokainen Sharp-organisaatio on oma rekisterinpitäjänsä, ja sinun tulee tarkistaa käyttämäsi paikallisen maan verkkosivuston (esim. sharp.co.uk, sharp.fr, sharp.de) tai asuinmaasi tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa siitä, kuinka säilytämme ja käytämme henkilötietoja ja pidämme ne turvassa. Se tarkoittaa myös, että olemme vastuussa niihin pyyntöihin vastaamisesta, jotka koskevat sitä, kuinka henkilötietojasi käytetään. Jos sinulla on mitä tahansa kysymyksiä siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään, voit ottaa meihin yhteyttä näillä tiedoilla:

Sähköposti: GDPR.SBSFI@sharp.eu

Voit milloin tahansa ottaa yhteyttä suoraan tietosuojavastaavaamme, jos sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai ehdotuksia.

3. Tietosuojaedustaja

Yhdistyneen kuningaskunnan yleisen tietosuoja-asetuksen (UK GDPR) 27 artikla edellyttää muualla kuin Yhdistyneessä kuningaskunnassa (UK) sijaitsevia organisaatioita nimittämään edustajan Yhdistyneeseen kuningaskuntaan. jos UK GDPR koskee niitä.

Sharp Business Systems Finland Oy saattaa tehdä käsittelytoimia, joihin sovelletaan UK GDPR:ää. Tämän vuosi Sharp Business Systems Finland Oy on nimittänyt UK GDPR:n mukaisesti edustajan, joka toimii sen puolesta jos ja kun se ryhtyy käsittelytoimiin, joihin sovelletaan UK GDPR:ää, UK GDPR:n 13 ja 14 artiklan mukaisesti. Nimityksen ei katsota merkitsevän sen tunnustamista, että UK GDPR:ää sovelletaan mihinkään sen käsittelytoimiin.

Rekisterinpitäjän tietosuojaedustaja:

Sharp Electronics Europe Ltd., perustettu ja rekisteröity Englannissa ja Walesissa, rekisteröity toimipaikka 4 Furzeground Way, Stockley Park, Uxbridge, UB11 1EZ

Sähköposti: DPOEurope.SEE@sharp.eu

4. Henkilötiedot

Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia Sharpin käsittelemiä henkilötietoja. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka liittyvät henkilöön, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon tai verkkotunnistetietojen, perusteella. Henkilötiedoilla tarkoitetaan myös henkilön tunnusomaisia fyysisiä, fysiologisia, geneettisiä, psyykkisiä, taloudellisia, kulttuurillisia tai sosiaalisia tekijöitä.

Henkilötiedot sisältävät myös arkaluontoiset henkilötiedot (GDPR:ssä viitatut erityiset henkilötietojen ryhmät), mukaan luettuina:

rotu tai etninen alkuperä
poliittiset mielipiteet
uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
ammattiliittoon kuuluminen
geneettiset tiedot
biometriset tiedot
fyysinen tai henkinen terveydentila
seksuaalinen käyttäytyminen ja suuntautuminen

Arkaluontoiset henkilötiedot sisältävät myös rikostuomioita ja rikkomuksia koskevat henkilötiedot.

5. Mitä tietoja käsitellään

Keräämme henkilötietoja, kun luot tilin kanssamme, ostat meiltä tuotteita tai palveluita, täytät lomakkeitamme, teet raportin tai ilmoituksen tuotteistamme tai palveluistamme, otat meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai olet meihin yhteydessä suoraan jollakin muulla tavalla.

Seuraavassa on määritelty käsittelemämme henkilötiedon lajit niiden olosuhteiden mukaan, joissa henkilötietoja kerätään. Keräämme sinusta seuraavanlaisia henkilötietoja:

5.1. Verkkosivustomme kävijät 

Sinua koskevat verkkosivustollamme vierailusi yhteydessä keräämämme henkilötiedot jakautuvat kahteen luokkaan

1)    Suoraan antamasi tiedot

Keräämme henkilötietoja, jotka itse annat vapaaehtoisesti sivustomme välityksellä esimerkiksi täyttäessäsi verkkolomakkeita yhteyden ottamista varten, tilatessasi uutiskirjeen, käyttäessäsi verkkopalveluitamme, tilatessasi markkinointiviestintää meiltä, osallistuessasi kyselyihin tai rekisteröityessäsi järjestämiimme tapahtumiin. Sinusta keräämämme tiedot sisältävät seuraavia tietoja:

• Nimi
• Ammattinimike, työn taso tai tarkoitus, rooli
• Yritys tai organisaatio
• Yrityksen tiedot
• Yhteystiedot, mukaan luettuina ensisijainen sähköpostiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
• Taustatiedot, kuten toimiala, maa, postinumero, valinnat ja mielenkiinnon kohteet
• Muut asiakastutkimusten tai vastaavien tutkimusten kannalta olennaiset tiedot
• Tiedot, jotka koskevat palveluidemme toteuttamista sinulle
• Kaikki muut henkilötiedot, jotka vapaaehtoisesti annat meille

Emme tarkoituksella kerää arkaluonteisia henkilötietoja, ellet itse luovuta meille tällaisia tietoja. Vaikka sivustolla voi olla vapaan tekstin laatikoita, joihin voit kirjoittaa mitä tahansa tietoja, tarkoituksenamme ei ole käsitellä arkaluonteisia tietoja, joten sinun tulisi välttää tällaisten tietojen antamista. Jos päätät luovuttaa mahdollisia arkaluonteisia henkilötietoja tällä tavalla, annat suostumuksesi näiden arkaluonteisten tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

2)  Automaattisesti kerätyt tiedot

Kun vierailet verkkosivustollamme, keräämme tiettyjä henkilötietoja automaattisesti laitteeltasi, kuten IP-osoitteesi, laitteen tyypin, yksilöllisen laitteen tunnistenumeron, selaimen tyypin, epätarkan maantieteellisen sijainnin (esim. maa- tai kaupunkitasoinen sijainti) ja muita teknisiä tietoja. Voimme kerätä myös tietoja siitä, miten sinä ja laitteesi käytätte sivustomme sisältöä, esim. napsautetut linkit ja käytetyt tiedot. Keräämme näitä tietoja, jotta ymmärtäisimme paremmin sivustomme vierailijoita, mistä he tulevat ja mikä sisältö sivustoillamme kiinnostaa heitä. Näitä tietoja voidaan lisäksi käyttää analyysi- ja laatutarkoituksiin. Lisää tietoa siitä, miten Sharp käyttää automaattisesti kerättyjä tietoja, mukaan luettuina evästeitä ja muita vastaavia jäljitysteknologioita, on annettu evästekäytännössämme.

Sivustollamme käytetään myös erilaisia sosiaalisen median liitännäisiä; katso lisätietoja niiden käytöstä kohdasta 4.6.

5.2 Asiakkaat 

Kun tilaat meiltä palveluja, keräämme ja käytämme henkilötietoja asianmukaisiin liiketoimintarkoituksiin tarjotessamme palveluja sinulle. Osana tällaisia palveluja Sharp voi käsitellä myös sellaisten henkilöiden henkilötietoja, jotka eivät ole suoraan asiakkaitamme (esimerkiksi asiakkaidemme työntekijät, asiakkaat tai toimittajat).

Suurin osa käsittelemistämme ja käyttämistämme henkilötiedoista on asiakkaidemme vapaaehtoisesti luovuttamaa. Jos nämä tiedot koskevat ihmisiä, jotka eivät ole Sharpin suoria asiakkaita, hankimme asiakkaaltamme vahvistuksen siitä, että tällä on oikeus luovuttaa tiedot meille lainmukaista jatkokäsittelyä varten.

Käsittelemme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimesi, työnantajayrityksesi, asemasi ja suhteesi henkilöön
• Yhteystiedot, kuten postiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi
• Taloustiedot, mukaan luettuina mahdolliset tiedot maksujen hoitamiseksi osapuolten välillä
• Mahdolliset muut sinuun tai muihin kolmansiin osapuoliin liittyvät henkilötiedot, jotka luovutat meille palvelujemme saamiseksi

5.3 Yhteystiedot asiakashallintajärjestelmissämme

Käsittelemme liiketoimintamme yhteyshenkilöiden (esim. nykyiset, aiemmat tai mahdolliset asiakkaat, mukaan luettuina näihin työsuhteessa olevat henkilöt ja muut liiketoiminnan yhteyshenkilöt) asiakashallintajärjestelmissämme (CRM).

CRM-järjestelmämme tukevat liiketoimintaamme ja markkinointitoimiamme. Sharp käyttää näihin järjestelmiin tallennettuja tietoja jakaakseen yhteyshenkilöille tietoa Sharpin tuotteista, markkinointimateriaalia, tutkimuksia ja kutsuja tapahtumiin, sekä yleisiin asiakassuhteen hallinnan tarkoituksiin.

Käsittelemme asiakashallintajärjestelmissämme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Nimi, työnimike, osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot
• Työnantajan tai henkilön sidosorganisaation nimi
• Markkinointivalinnat
• Kutsujen vastaukset ja tapahtumien osallistumisvahvistukset
• Mahdolliset muut tiedot, jotka olet vapaaehtoisesti antanut liiketoimintasuhteemme aikana

Emme tarkoituksella kerää arkaluonteisia tietoja, ellet luovuta tällaisia tietoja meille (esimerkiksi erityisruokavaliot, jotka paljastavat uskonnollisen vakaumuksesi tai mahdolliset ruoka-aineallergiat), jos osallistut tapahtumaamme. Näiden tietojen keräämisessä käytetään erillisiä tietosuojalausuntoja, jotka koskevat kyseistä tilaisuutta.

5.4 Sharpin tapahtumien osallistujat

Käsittelemme Sharpin järjestämiin tilaisuuksiin, mukaan luettuina kokoukset, konferenssit, oppitunnit ja webinaarit, osallistuvien henkilöiden henkilötietoja. Saatamme käyttää eri sovelluksia ja verkkoalustoja tapahtuman rekisteröitymisprosessien hallintaan. Ota huomioon niiden omat tietosuojalausunnot ja lue ne huolellisesti, kun luovutat henkilötietojasi tapahtumaan osallistumista varten.

Käsittelemme seuraavanlaisia henkilötietoja (siinä määrin kuin ne soveltuvat tiettyyn tapahtumaan):

• Nimi, ikä tai syntymäaika
• Asiakkaan henkilöstön tiedot (koti, toimisto ja liiketoimintatiedot)
• Luotto- tai maksukortin numero
• Asiakkaan tiedot (koti, toimisto ja liiketoimintatiedot)
• Sähköpostiosoite
• Sukupuoli
• Koti- tai muu fyysinen osoite
• Työnantajien nimet
• Rooli (työnimike)
• Passin numero
• Puhelin- tai faksinumerot

Emme tarkoituksella kerää arkaluonteisia tietoja, ellet luovuta tällaisia tietoja meille (esimerkiksi erityisruokavaliot, jotka paljastavat uskonnollisen vakaumuksesi tai mahdolliset ruoka-aineallergiat tai muut terveyteesi liittyvät tiedot, joita tarvitaan osallistujien auttamiseen ja heidän Sharpin järjestämiin tapahtumiin osallistumisensa mahdollistamiseen).

Sharp voi ottaa valokuvia ja tehdä ääni- tai kuvatallenteita Sharpin tapahtumien yleisillä alueilla. Tapahtuman jälkeen tallenteita voidaan muokata ennen niiden julkaisua tai jakelua markkinointitarkoituksiin.

5.5 Alustojamme ja sovelluksiamme käyttävät henkilöt

Tarjoamme ulkoisille käyttäjille, mukaan luettuina asiakkaillemme ja näiden loppukäyttäjille, pääsyn erilaisiin hallitsemiimme sovelluksiin, kuten kumppaniportaalipalveluumme tai verkkokoulutuspalveluumme (Academy). Näiden sovellusten kautta mahdollisesti kerätyt henkilötiedot (esim. nimi, sähköpostiosoite, rekisteröitymisen tiedot ja aika) tallennetaan tämän palvelun tarjoamiseksi henkilöille, heidän henkilöllisyytensä tarkistamiseksi, ja turvallisen kirjautumisen tarjoamiseksi suojattuun verkkoympäristöön. Se antaa Sharpille myös mahdollisuuden tarjota tai estää pääsy palvelun väärinkäytöstä johtuen. Sharpin mahdollisesti tarjoamiin kolmansien osapuolten sovelluksiin sovelletaan niiden omia tietosuojailmoituksia; tutustu niiden sisältöön ja lue ne huolellisesti, kun käytät alustojamme ja sovelluksiamme.

5.6 Sosiaalisen median sivustoillamme ja sosiaalisen median työkalujamme käyttävät henkilöt

Sosiaalisen median sivustot

Sharp käyttää eri sosiaalisen median kanavia rekrytointi-, markkinointi- ja liiketoiminnan kehitystarkoituksiin. Käytämme sosiaalista mediaa Sharpin työpaikkatilaisuuksien mainontaan ja tuotteiden, palvelujen ja brändin markkinointiin.

Huomaa, että vaikka Sharp on vastuussa sosiaalisen median alustoilla julkaisemastaan sisällöstä, Sharp ei vastaa sosiaalisen median alustojen hallinnasta ja hallinnosta. Sinun tulee aina tutustua itse ja lukea huolellisesti kyseisten sosiaalisen median alustojen juridiset ja tietosuojaan liittyvät ehdot. Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten sosiaalisen median alusta käyttää tietojasi, sinun tulee ottaa yhteyttä suoraan alustan tarjoajaan.

Joissakin tilanteissa Sharp saattaa saada näiltä sosiaalisen median alustojen tarjoajilta yhdistettyjä tietoja, esim. ”tykkäysten” määrän Sharpin julkaisemaan sisältöön ja julkaisuihin, julkaisujamme käyttäneiden kävijöiden määrä tai tietoa avatuista linkeistä ja ladatusta sisällöstä.

Sosiaalisen median liitännäiset

Sivustollamme käytetään myös sosiaalisen median liitännäisiä, esim. tiettyä painiketta, jonka avulla sivusto voi muodostaa suoran yhteyden kyseisen sosiaalisen median alustan palvelimeen. Tällaisen suoran yhteyden seurauksena sosiaalisen median tarjoajalle ilmoitetaan sivustomme sivu, joka käynnisti kyseisen linkin. Jos haluat estää tällaisen jakamisen, sinun tulee tarkistaa sosiaalisen median tiliesi asetukset ennen sivustollamme vierailua, sillä Sharp ei pysty vaikuttamaan siihen, miten tietoja kerätään sosiaalisen median liitännäisiä käyttäen.

Sivustomme käyttää seuraavia liitännäisiä, pienoisohjelmia:

Twitter

Twitter-palvelun toimintoja on sisäänrakennettu sivustollemme. Kun käytät Twitteriä ja ”uudelleentwiittaus”-toimintoa, vierailemasi verkkosivustot liitetään Twitter-tiliisi ja muut käyttäjät saavat niistä tiedon. Jos et ole vielä kirjautunut sisään Twitter-tilillesi, Twitter-painikkeen napsauttaminen tuo näkyviin Twitterin sisäänkirjautumissivun, jolle voit antaa sisäänkirjautumistietosi. Tällöin tiedot siirretään myös Twitterille. Haluamme huomauttaa, ettemme ole tietoisia välitettyjen tietojen sisällöstä tai miten Twitter käyttää sitä.

Katso lisätietoja Twitterin tietosuojakäytännöstä.

YouTube

Sivustomme käyttää Googlen hallitseman YouTuben liitännäisiä. Jos käyt jollakin sivullamme, jolla on YouTube-liitännäinen, se on yhteys YouTube-palvelimille. Tässä YouTube-palvelimelle ilmoitetaan, millä sivuilla olet käynyt.

Jos olet kirjautunut sisään YouTubeen, YouTube mahdollistaa selaustoimintasi liittämisen suoraan omaan profiiliisi. Voit estää tämän kirjautumalla ulos YouTube-tililtäsi. Jos et ole vielä kirjautunut sisään, YouTube-painikkeen napsauttaminen tuo näkyviin YouTuben sisäänkirjautumissivun, jolle voit antaa sisäänkirjautumistietosi.

Katso lisätietoja Googlen tietosuojakäytännöstä.

LinkedIn Lead Gen Forms

Sharp käyttää LinkedIn Lead Gen Formsia Sharpin sponsoroimaa sisältöä varten ja sponsoroitua LinkedIn InMailsia rekrytointi-, liiketoiminnan kehitys- ja markkinointikampanjoihin. Kun LinkedInin jäsen napsauttaa Sharpin mainosta, hän näkee lomakkeen, joka on esitäytetty hänen LinkedIn-profiilinsa tiedoilla, kuten nimi, yhteystiedot, yrityksen nimi, virkaikä, työnimike ja sijainti. Kun LinkedIn-jäsen lähettää liidilomakkeen, hänet yhdistetään Sharpiin.

Katso LinkedInin tietosuojakäytäntö napsauttamalla tästä.

Google Maps

Sivustomme käyttää Google Maps -karttapalvelua ohjelmointirajapinnan (API) kautta.

Google Mapsin käyttö edellyttää IP-osoitteesi tallentamista. Tämä tieto siirretään yleensä Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin, missä sitä säilytetään. Emme voi vaikuttaa tähän tiedonsiirtoon. Katso lisätietoja Googlen tietosuojakäytännöstä.

5.7 Sharpin kanssa sähköpostilla yhteydessä olevat henkilöt

Sharp käyttää erilaisia työkaluja IT-infrastruktuurinsa, sähköposti mukaan luettuna, tietoturvan ylläpitämiseen. Esimerkkejä näistä työkaluista:

• Järjestelmät, jotka tutkivat Sharpin vastaanottajien saapuvat sähköpostit epäilyttävien liitteiden ja URL-osoitteiden varalta haittaohjelmahyökkäysten estämiseksi
• Työkalut, jotka mahdollistavat päätepisteen uhkien havaitsemisen haitallisten hyökkäysten tunnistamiseksi
• Työkalut, jotka estävät tietyn sisällön tai tietyt verkkosivustot

Jos olet yhteydessä Sharpin vastaanottajan kanssa sähköpostitse, sähköpostisi tutkitaan työkaluilla, joita Sharp käyttää IT-infrastruktuurinsa tietoturvan ylläpitämiseen, minkä seurauksena Sharpin muu valtuutettu henkilöstö kuin haluttu vastaanottaja voi lukea sisällön.

5.8 Työnhakijat

Käsittelemme henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin avoimien työmahdollisuuksiemme hallinnan helpottamiseksi ja yhdistääksemme osaamisesi, kokemuksesi ja koulutuksesi Sharpin tarjoamiin tehtäviin. Tällaisia hakijaa koskevia tietoja voidaan kerätä suoraan hakijalta tai muilta kolmansilta osapuolilta.

Yleisesti keräämme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• CV:t/ansioluettelot
• henkilöllisyystodistukset
• koulutustiedot
• työhistoria
• työhistoria ja suosittelijat

Nämä tiedot välitetään asianmukaisille rekrytoijille ja rekrytointiprosessiin osallistuville henkilöille sen päättämiseksi, kutsutaanko sinut haastatteluun. Sharp kerää lisätietoja, jos sinut kutsutaan haastatteluvaiheeseen (tai vastaavaan), ja siitä eteenpäin. Tällaisia tietoja ovat haastattelumuistiinpanot, arvioinnin tulokset, palaute ja tarjouksen lisätiedot.

Osana rekrytointiprosessiamme voimme kerätä myös erityisiä henkilötietojen ryhmiä ehdokkailta, jos meillä on työsuhdelainsäädännön mukainen velvoite toimia näin. Nämä tiedot ovat oleellisia heidän tulevaisuuden työympäristönsä Sharpilla kannalta tai työsuhde-etuisuuksien tulevalle tarjoamiselle tai henkilön nimenomaisella suostumuksella, jos tällaisten tietojen kerääminen on lain sallimaa.

Rekrytointityökaluillamme ja -verkkosivustoillamme on omat tietosuojailmoituksensa, joissa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään ja käsitellään kyseisissä sovelluksissa. Kannustamme rekrytointityökalujamme ja -verkkosivustojamme käyttäviä tutustumaan työkalujen ja verkkosivustojen tietosuojailmoituksiin.

5.9 Toimittajat  

Käsittelemme toimittajiemme (mukaan luettuina alihankkijat ja toimittajiimme liittyvät henkilöt) henkilötietoja suhteemme ja sopimuksemme hallintaa varten ja vastaanottaaksemme palveluja toimittajiltamme.

Käsittelemämme henkilötiedot rajoittuvat yleensä yhteystietoihin (nimi, työnantajan nimi, puhelin, sähköposti ja muut yhteystiedot) ja taloustietoihin, mukaan luettuina maksuihin liittyvät tiedot.

5.10 Sharpin toimipaikkojen vierailijat

Kun vierailet Sharpin toimipaikassa, käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle tiettyjä asioita (kuten pääsyn rakennuksiimme ja neuvotteluhuoneisiimme tai Wi-Fi-verkkoomme), valvoaksemme kulkua rakennuksiimme ja suojellaksemme toimipaikkojamme, henkilöstöämme, tuotteitamme ja luottamuksellisia tietoja (esimerkiksi valvontakameroilla).

Keräämämme henkilötiedot rajoittuvat yleensä nimeesi, yhteystietoihin, sijaintiin ja aikaan, jolloin saavut toimipaikkaamme ja lähdet sieltä.

Kävijätiedot ja kulkukortit

Edellytämme vierailijoiltamme kirjautumista vastaanottoon, ja säilytämme vierailijoiden tietoja lyhyen ajan. Toimipaikkojemme vierailijoille annetaan väliaikainen kulkukortti toimipaikkoihimme kulkemista varten. Vierailijatietojamme käytetään kulkukorttien palautuksen varmistamiseen, turvavälikohtauksen tutkimiseen ja hätätilanteita varten (esimerkiksi jos toimipaikka joudutaan evakuoimaan).

Wi-Fi

Seuraamme ja lokitamme Wi-Fi-verkkojemme liikennettä. Näin voimme nähdä rajoitettuja tietoja käyttäjän verkkokäyttäytymistä, mutta pystymme myös näkemään vähintään lähtö- ja kohdeosoitteet, joiden kanssa käyttäjä muodostaa yhteyden.

Kameravalvonta

Sharp käyttää kameravalvontaa lain sallimissa rajoissa. Valvontakameroiden kuvat tallennetaan suojatusti, ja ne ovat käytettävissä vain tarvittaessa (esimerkiksi välikohtauksen tutkimista varten).

6. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeudelliset perusteet

Rajoitamme henkilödatan keräämisen vain aivan välttämättömimpään hoitaaksemme oikeudelliset ja liiketoimintaan liittyvät velvoitteemme. Joissakin tapauksissa kuitenkin henkilödatan toimittamista saatetaan vaatia osittain lain mukaan (esim. verosäädökset), sitä tarvitaan osana sopimusneuvotteluja, tai osana palvelun tarjoamista.

Alla kuvaamme:

tarkoituksia, mitä varten keräämme henkilödataasi ja;

oikeudellista perustaa, joka sallii meidän käsitellä henkilötietojasi

 

	Tietojen laji	Käsittelyn tarkoitukset	Käsittelyn oikeudelliset perusteet
1.	sharp.eu:n kävijät	• Sivustomme hallinta ja hallitseminen, mukaan luettuina henkilöllisyytesi vahvistaminen ja todentaminen sekä luvattoman pääsyn sivustomme rajoitetuille alueille estäminen • Selauskokemuksesi mukauttaminen ja rikastaminen näyttämällä sisältöä, joka on todennäköisemmin relevanttia ja sinua kiinnostavaa • Sivustomme kävijätietojen analysointi • Työnantaja- tai sidosyrityksesi, -organisaatiosi, -laitoksesi tai -virastosi tunnistaminen • Liiketoimintamme ja palveluidemme kehittäminen • Markkinointiviestinnän tarjoaminen sinulle • Vertailujen tekeminen ja datan analysointi (esimerkiksi sivustomme käytön osalta ja sivustomme kävijöiden demografiset analyysit) • Sen ymmärtäminen, miten vierailijat käyttävät sivustomme ominaisuuksia ja toimintoja • Soveltuvien käyttöehtojen noudattamisen seuraaminen ja varmistaminen • Laatu- ja riskinhallinta-arviointien tekeminen • Mahdolliset muut tarkoitukset, joita varten olet antanut tietoa Sharpille	• Oikeutettu etumme tietojen ja palvelujen tarjoamisessa sinulle sekä liiketoimintamme tehokas ja lainmukainen harjoittaminen • Oikeutettu etumme sivuston ja käyttäjäkokemuksesi kehittämisessä ja parantamisessa • Kävijän nimenomainen suostumus
2.	Asiakkaat	• Palvelujen tarjoaminen sinulle • Suhteemme hallinta ja sopimussuhteiden ylläpitäminen • Kirjanpito- ja verotarkoitukset • Markkinointi ja liiketoiminnan kehitys • Lakisääteisten velvoitteidemme ja viranomaisvaatimusten noudattaminen • Laillisten oikeuksien harjoittaminen tai puolustaminen • Historia- ja tilastotarkoitukset	• Sopimuksen täyttäminen • Oikeutettu etumme tietojen ja palvelujen tarjoamisessa sinulle sekä liiketoimintamme tehokas ja lainmukainen harjoittaminen • Oikeutettu etumme sinun ja Sharpin välisen sopimuksen täyttämisessä
3.	Yhteystiedot asiakashallinta-järjestelmissämme	• Tuotteitamme ja palvelujamme koskevien tietojen tarjoaminen sinulle • Markkinointi ja liiketoiminnan kehitys • Suhteemme hallinta ja sopimussuhteiden ylläpitäminen	• Liiketoiminnan yhteyshenkilön nimenomainen suostumus • Oikeutettu etumme liiketoimintamme yhteyshenkilöiden suhteen hallinnassa ja tietojen tarjoamisessa Sharpista, palveluistamme ja järjestämistämme tapahtumista
4.	Sharpin tapahtumien osallistujat	• Tuotteitamme ja palvelujamme koskevien tietojen tarjoaminen sinulle • Markkinointi ja liiketoiminnan kehitys • Tapahtuman osallistumisen hallinta ja tapahtuman järjestäminen	• Osallistujan nimenomainen suostumus • Oikeutettu etumme tapahtumien järjestämisessä ja tapahtumien rekisteröintiprosessin hallinta. • Oikeutettu etumme henkilöstömme, omaisuutemme ja tietojen suojaamisessa sekä luvattomien ihmisten pääsyn estäminen toimipaikan ulkopuolisiin Sharpin tapahtumiin. • Oikeutettu etumme tietojen tarjoamisessa Sharpista, palveluistamme ja järjestämistämme tapahtumista
5.	Alustojamme ja sovelluksiamme käyttävät henkilöt	• Suhteemme hallinta ja sopimussuhteiden ylläpitäminen • Pääsyn mahdollistaminen alustoihimme ja sovelluksiimme	• Oikeutettu etumme tietojen ja palvelujen tarjoamisessa sinulle sekä liiketoimintamme tehokas ja lainmukainen harjoittaminen • Oikeutettu etumme sinun ja Sharpin välisen sopimuksen täyttämisessä • Alustan/sovelluksen loppukäyttäjän nimenomainen suostumus
6.	Sosiaalisen median sivustoillamme, sosiaalisen median liitännäisillämme ja työkaluillamme käyvät henkilöt	• Tuotteitamme ja palvelujamme koskevien tietojen tarjoaminen sinulle • Markkinointi ja liiketoiminnan kehitys • Rekrytointi ja Sharp-brändin markkinointi	• Oikeutettu etumme Sharpin palvelujen ja brändin markkinoinnissa • Oikeutettu etumme osaajien houkuttelussa, tunnistamisessa ja hankkimisessa • Oikeutettu etumme parantaa verkkosivuston kokemustasi ja palvelujemme optimointi
7.	Sharpin kanssa sähköpostilla yhteydessä olevat henkilöt	• Ratkaisun tarjoaminen kysymykseesi tai pyyntöösi • Tietoturvatarkoitukset	• Oikeutettu etumme IT-infrastruktuurimme suojaamisessa luvattomalta käytöltä tai tietojen vuotamiselta • Oikeutettu etumme sähköpostiliikenteen analysoimisessa
8.	Työnhakijat	• Rekrytointi- ja osaajien hankinnan tarkoituksiin • Työnhakijoiden valinnan ja perehdyttämisen mahdollistaminen • Lakisääteisten velvoitteidemme ja viranomaisvaatimusten noudattaminen • Laillisten oikeuksien harjoittaminen tai puolustaminen • Tilisi hallinta koko hakemusprosessin läpi, mukaan luettuina mahdolliset taustaselvitykset • Tilastointitarkoitukset	• Hakijan nimenomainen suostumus • Oikeutettu etumme osaajien houkuttelussa, tunnistamisessa ja hankkimisessa • Oikeutettu etumme Sharpin tehtäviä koskevien hakemusten käsittelyssä ja hallinnassa, mukaan luettuna hakijoiden seulonta ja valinta • Oikeutettu etumme palkata ja perehdyttää hakijoita tekemällä tarjous valituille hakijoille sekä palkkaamista edeltävien seulontatarkastusten tekeminen • Oikeutettu etumme hallita työpaikkaverkkosivustojamme (mukaan luettuna tilastollisten analyysien tekeminen) • Lakisääteisen tai viranomaisvelvoitteen noudattaminen (tehtäessä taustaselvityksiä sen varmistamiseksi, että hakija soveltuu työhön)
9.	Toimittajat	• Suhteemme ja sopimuksen hallinta, mukaan luettuina maksuhallinto ja velkojen perintä • Lakisääteisten velvoitteidemme ja viranomaisvaatimusten noudattaminen • Laillisten oikeuksien harjoittaminen tai puolustaminen	• Sopimuksen täyttäminen • Lakisääteisen tai viranomaisvelvoitteen noudattaminen • Oikeutettu etumme maksujen ja veloitusten hallinnassa ja Sharpin saatavien perintä • Oikeutettu etumme Sharpin suojaamisessa tahattomalta rikollisen toiminnan tuottojen käsittelyyn osallistumiselta tai muiden laittomien tai petoksellisten toimien avustamiselta
10.	Sharpin toimipaikkojen vierailijat	• Sharpin tilojen vierailijoiden pääsyn hallinta • Tilojemme, työntekijöidemme ja tietojemme suojaaminen • Lakisääteisten velvoitteidemme ja viranomaisvaatimusten noudattaminen • Laillisten oikeuksien harjoittaminen tai puolustaminen	• Oikeutettu etumme toimipaikkojemme, henkilöstömme, tavaroidemme ja luottamuksellisten tietojen suojaamisessa • Oikeutettu etumme rikosten estämisessä ja havaitsemisessa sekä oikeudellisten vaateiden harjoittaminen ja niiltä puolustautuminen

7. Miten luovutamme henkilötietojasi

Jaamme henkilötietosi seuraavien tahojen kanssa:

Henkilöstömme: Henkilöstöllämme on pääsy henkilötietoihisi, mutta vain silloin, kun tämä on välttämätöntä heidän työtehtävänsä kannalta.
Samaan yritysryhmään kanssamme kuuluvat yritykset: Palveluntarjoamistarkoituksessa sinulle.
Kumppanit ja myyjät: Tarkoituksena vastata kyselyihisi, joita sinulla on tuotteistamme ja palveluistamme, jotka eivät ole suoraan Sharpin tarjoamia.
Ulkoiset palveluntarjoajat: Sharp käyttää ulkoisia palveluntarjoajia apuna esimerkiksi tietotekniikassa ja muissa hallinnollisissa tukipalveluissa. Palveluntarjoajamme ovat sopimusteitse velvoitettuja pitämään yllä asianmukaisen tietoturvan ja tietosuojan tason. 
Oikeus- ja sääntelyviranomaiset: jos meidän on luovutettava tai jaettava henkilötietojasi täyttääksemme lakisääteisen velvoitteen tai viranomaisen vaatimuksen. 
 

8. Liiketoiminnan omistuksen ja määräysvallan muutokset

Voimme siirtää, myydä tai luovuttaa tässä tietosuojakäytännössä kuvattuja tietoja kolmansille osapuolille liiketoimintamme myymisen, fuusioimisen, konsolidoinnin, omistuksen vaihdoksen, omaisuuserien siirron tai uudelleenjärjestelyn seurauksena. Jos olemme osallisina fuusiossa tai omaisuuserien ostossa tai myymisessä, käsittelemme tietojasi aina oikeuksiesi ja vapauksiesi sekä osapuolten välisten salassapitosopimusten mukaisesti.

9. Henkilötietojen siirrot

Sharp-yhtiöitä toimi useissa paikoissa eri puolilla maailmaa. Osa sisäisestä infrastruktuuristamme on keskitettyä, mihin sisältyy tietotekniikkapalveluiden tarjoaminen. Saatamme siirtää henkilötietoja myös kolmansille osapuolille (ja näiden sidosyhteisöille), jotka tarjoavat edellä mainittuja tukipalveluja Sharpille.

Tämän vuoksi henkilötietojasi siirretään joskus sen lainkäyttöalueen ulkopuolelle, missä se kerättiin ja missä sitä säilytetään. Tämä sisältää Euroopan talousalueen (ETA) ja Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolisia maita. Kun tällainen siirto on tarpeen, ryhdymme asianmukaisiin tietoturva- ja oikeudellisiin toimiin henkilötietojen tietosuojan ja tietoturvan suojaamiseksi. Sharp on solminut asianmukaiset tiedonsiirtosopimukset, jotka tuottavat laillisesti sitovan ja täytäntöönpanokelpoisen sitoumuksen suojata kaikkia henkilötietoja Sharp-konsernissa. Jos henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, varmistamme oikeudellisesti sitovat sopimusperusteiset suojat, jotka ovat yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden soveltuvien tietosuojalakien mukaisia.

10. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi suhteen:

Tarkistaa Sharpilla olevat, sinua koskevat henkilötiedot
Henkilötietojesi korjaaminen, jos ne ovat esimerkiksi puutteellisia tai virheellisiä
Päätös kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää milloin tahansa
Rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai vaatia henkilötietojen poistamista (tietyissä tilanteissa ja soveltuvan lain mukaan)
Saada kopio henkilötiedoista, jotka olet luovuttanut Sharpille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (”oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen”) soveltuvien lakien mukaisesti
Jos olet luovuttanut henkilötietoja vapaaehtoisesti tai muuten antanut suostumuksen sen käyttöön, oikeus peruuttaa suostumuksesi
Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle 

Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksia tai tehdä valituksen tietosuojalakien väitetystä rikkomisesta, ota yhteyttä meihin: GDPR.SEESBSFI@sharp.eu

11. Tietoturva

Sharp on toteuttanut asianmukaiset organisatoriset ja tekniset suojatoimet liiketoimintansa yhteydessä saamiensa tietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaamiseksi. Pääsyä näihin tietoihin rajoitetaan, ja tietojen suojaamiseksi häviämiseltä, väärinkäytöltä tai asiattoman luovutukselta on käytännöt ja menettelytavat.

12. Säilytys

OKäytäntönämme on säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tämän Tietosuojakäytännön kohdan 5 ”Tarkoitukset ja käsittelyn oikeudelliset perusteet” mukaisia tarkoituksia varten. Huomaa, että säilytysajat vaihtelevat eri lainkäyttöalueilla, ja ne määräytyvät paikallisten viranomais- ja säilytysvaatimusten mukaan.

13. Päivitykset tähän käytäntöön

Saatamme päivittää tätä yksityisyydensuojakäytäntöä ajoittain kuvataksemme muutoksia koskien henkilötietojen käsittelyämme (esim. jos panemme toimeen uusia järjestelmiä tai prosesseja, jotka sisältävät uusia henkilötietojen käyttötapoja) tai selvittääksemme tässä tiedonannossa tarjoamiamme tietoja. Muutoksemme ovat sovellettavien tietosuojalakien mukaisia.

Suosittelemme, että tarkistat tähän tiedonantoon liittyvät päivitykset ajoittain, mutta ilmoitamme sinulle suoraan tähän tiedonantoon tehdyistä muutoksista tai tavasta, jolla käytämme henkilötietojasi silloin, kun meitä vaaditaan lain mukaan tekemään niin.